Les défis d'un portefeuille de projets industriels en forte accélération

Cette accélération s'inscrit dans un contexte plus large d'expansion à l'échelle internationale: les volumes de production doivent augmenter de 30%, les investissements augmentent de 75%, et le nombre de grands projets d'investissement double, incluant des projets additionnels non prévus initialement, des accélérations (ex : décision d'accélérer la construction d'une nouvelle usine) et des développements à l'international.

Ces accélérations et cette inflation des projets à entreprendre crée mécaniquement un besoin paramétrique en ressources d'ingénierie, tant pour les études de conception que pour les études de réalisation. Il faut également anticiper l'effort de qualification et de montée en cadence qui mobilisera l'ensemble des ressources de l'organisation, notamment les équipes qualité. Cette concentration d'efforts sur une période très courte génère un pic de charge organisationnel sans précédent.

L'enjeu central n'est pas de prioriser les projets (ils doivent tous être réalisés!), mais d'analyser la quantité de travail que les ressources peuvent absorber et jusqu'à quel horizon, afin de pouvoir décider rapidement des ressources à allouer (externes) ou des capacités internes à renforcer, ainsi que des risques à atténuer.

Un simulateur autonome pour tester rapidement différents scénarios de montée en charge industrielle

L'absence d'une vision consolidée et d'outils adaptés risquait de compromettre les objectifs de montée en capacité dans les délais impartis. Cependant, face à l'urgence des décisions et aux contraintes temporelles, attendre une transformation complète des pratiques et des outils qui aurait nécessité plusieurs mois n'était pas envisageable à ce stade.

Nous avons donc opté pour une approche pragmatique de type "PMO Booster" : déployer en quelques semaines un simulateur basé sur la technologie de la solution corporate que nous avions aidé à déployer deux ans auparavant sur les activités d'innovation et de R&D du groupe (Aptar Project Portfolio Management). Cette connaissance approfondie de l'existant nous a permis de concevoir une simulateur évolutif dans une perspective d'intégration future parfaite, alliant efficacité immédiate et vision long terme.

En moins de 6 semaines, nous avons réussi à restructurer l'ensemble des données du portefeuille CAPEX, réviser les hypothèses et algorithmes de simulation de montée en charge, tester plusieurs scénarios et préparer les analyses approfondies nécessaires aux arbitrages de l'ExCom.

Un PMO industriel réinventé pour préparer l'intégration dans les pratiques et les outils intégrés groupe

L'objectif à terme de cette entité du groupe consistait à migrer 70% du portefeuille d'ingénierie mondial vers le modèle de gouvernance et les méthodes et outils déjà déployée avec succès sur le développement produit dans le but de:

• assurer la bonne exécution des projets grâce à une définition précise de leur portée et de leur calendrier.
• mieux répartir les ressources critiques et anticiper les goulots d'étranglement grâce à la consolidation dynamique de toutes les activités prévues et des capacités en ressources (financières, humaines, techniques)
• assurer une prévisibilité et un contrôle efficaces des CAPEX.
• améliorer la visibilité des flux de trésorerie, la gestion des coûts et les procédures de prévision.
• fournir une analyse précise des écarts.

Concrètement, nous avons adapté les méthodes et la gouvernance aux réalités terrain des projets d'ingénierie. Chaque périmètre ayant sa propre maturité, nous avons développé des approches méthodologiques différenciées: construction de grands ouvrages, rénovation d'équipements, qualification de machines spéciales, etc... Le simulateur de montée en charge a été intégré dans cette logique d'ensemble tout en offrant la possibilité de réconcilier une planification stratégique macro top-down, et les avancements unitaires des projets déclinés à un niveau plus opérationnel.

En parallèle, nous avons structuré et dimensionné l'organisation PMO d'Aptar Pharma Injectables autour d'une logique claire : centraliser le pilotage des initiatives stratégiques transverses nécessitant une coordination industrielle, tout en laissant l'autonomie nécessaire aux différents segments du portefeuille projets (Opérations, ingénierie, Qualité, Méthodes, etc..)